Condizioni Generali del servizio Smartypilot

Versione 2026-10

1. Oggetto

1.1Le presenti Condizioni Generali (le “Condizioni”) regolano l’accesso e l’utilizzo del servizio Smartypilot, fornito in modalità SaaS da Arkomedia S.r.l., con sede legale in Viale dell’Arte 19, 00144 Roma, codice fiscale e partita IVA 13236941004 (il “Fornitore”).

1.2Smartypilot è una piattaforma per siti e-commerce che comprende, in base al piano sottoscritto: la ricerca intelligente nel catalogo; l’assistente virtuale basato su intelligenza artificiale (chatbot) sul sito e, ove disponibile e attivato, sul canale WhatsApp; il Product Q&A sulle schede prodotto; le statistiche e gli strumenti di configurazione collegati (il “Servizio”).

1.3Il Servizio è riservato a clienti professionali, ossia imprese o persone fisiche maggiorenni che agiscono per finalità inerenti alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale (il “Cliente”). Non si applicano le disposizioni del Codice del Consumo.

2. Documenti contrattuali e conclusione del contratto

2.1Il contratto tra il Fornitore e il Cliente è composto dalle presenti Condizioni, dall’Accordo per il trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, che ne costituisce parte integrante, e dal piano di abbonamento scelto dal Cliente.

2.2Il contratto si conclude quando il Cliente, in fase di registrazione, accetta le Condizioni e l’Accordo per il trattamento dei dati personali spuntando l’apposita casella. Il Fornitore conserva la data e la versione dei documenti accettati.

2.3Chi accetta le Condizioni per conto di un’impresa dichiara di avere il potere di impegnarla.

3. Account e credenziali

3.1Per accedere al Servizio il Cliente crea un account fornendo informazioni veritiere e aggiornate. Il Cliente può creare ulteriori utenti per i propri collaboratori, dei quali risponde.

3.2Il Cliente custodisce le credenziali di accesso con la massima diligenza e non le cede a terzi. Il Fornitore non risponde degli utilizzi dell’account dovuti a negligenza del Cliente nella loro custodia; il Cliente informa senza ritardo il Fornitore di ogni uso non autorizzato.

4. Modalità di fornitura del Servizio

4.1Il Servizio è erogato via web in modalità SaaS e non comporta il trasferimento di software o licenze al Cliente, salvo i plugin e gli script di integrazione forniti per il collegamento al sito del Cliente, concessi in uso per la sola durata del contratto.

4.2Il Fornitore si impegna a garantire il funzionamento del Servizio con la diligenza professionale richiesta, fatti salvi gli interventi di manutenzione, programmati o urgenti, e le cause di forza maggiore.

4.3Il Fornitore può aggiornare e migliorare il Servizio. Le modifiche che riducono in modo sostanziale le funzionalità del piano sottoscritto sono comunicate al Cliente con ragionevole preavviso.

4.4Alcune funzioni del Servizio si basano su servizi di terzi, in particolare sul fornitore del modello di intelligenza artificiale e sui fornitori infrastrutturali indicati nell’Accordo per il trattamento dei dati personali. Il Fornitore non risponde delle interruzioni o dei malfunzionamenti dipendenti da tali servizi, impegnandosi comunque a ripristinare il Servizio nel più breve tempo possibile.

5. Intelligenza artificiale

5.1L’assistente virtuale e il Product Q&A generano risposte mediante un sistema di intelligenza artificiale, sulla base delle fonti configurate dal Cliente (catalogo, FAQ, fonti di conoscenza). Come ogni sistema di questo tipo possono occasionalmente fornire risposte imprecise o incomplete: il Cliente è tenuto a supervisionarne l’uso, a consultare periodicamente le conversazioni e a mantenere le fonti complete e aggiornate.

5.2L’assistente informa l’utente, all’inizio di ogni conversazione, che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale, come richiesto dal Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”). Tale informativa non è disattivabile.

5.3Il Cliente si impegna a: non presentare l’assistente come un operatore umano né occultarne la natura; non configurarlo con istruzioni ingannevoli o manipolative, né per finalità vietate dalla legge; non utilizzarlo per fornire consulenze mediche, legali o finanziarie, né per assumere impegni contrattuali in proprio nome; assicurare che il personale che lo configura e supervisiona ne conosca il funzionamento e i limiti, anche tramite la documentazione messa a disposizione dal Fornitore.

6. Contenuti del Cliente

6.1Il Cliente resta titolare dei contenuti che carica o collega al Servizio, tra cui il catalogo prodotti, le FAQ, le fonti di conoscenza, i testi e le immagini (i “Contenuti”), e concede al Fornitore il diritto di utilizzarli per la sola erogazione del Servizio e per la durata del contratto.

6.2Il Cliente garantisce di disporre di tutti i diritti necessari sui Contenuti e che il loro utilizzo nel Servizio non viola diritti di terzi né norme di legge, e tiene indenne il Fornitore da ogni pretesa al riguardo.

7. Protezione dei dati personali

7.1Per i dati personali dei visitatori e dei clienti del proprio sito trattati tramite il Servizio, il Cliente è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento. Il trattamento è disciplinato dall’Accordo per il trattamento dei dati personali, parte integrante delle presenti Condizioni.

7.2Il trattamento dei dati personali del Cliente e dei suoi referenti, per la gestione del contratto, è descritto nella Privacy Policy del Fornitore.

8. Corrispettivi e abbonamento

8.1L’utilizzo del Servizio è subordinato alla sottoscrizione di un piano di abbonamento. Prezzi, limiti di utilizzo e modalità di pagamento sono quelli indicati al momento della sottoscrizione.

8.2La fatturazione avviene sulla base dei dati forniti dal Cliente, che ne garantisce la correttezza.

8.3L’abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza, salvo disdetta nei termini indicati nella piattaforma.

9. Periodo di prova, recesso e cessazione

9.1Il Fornitore può offrire un periodo di prova gratuito o a condizioni agevolate, come indicato al momento della registrazione. Durante il periodo di prova il Cliente può recedere senza costi; al termine, l’abbonamento si attiva secondo il piano scelto.

9.2Il Cliente può disattivare il proprio account in qualsiasi momento tramite la piattaforma o scrivendo a [email protected].

9.3Il Fornitore può sospendere l’accesso al Servizio o risolvere il contratto in caso di violazione delle presenti Condizioni o di disposizioni di legge, ovvero di mancato pagamento dei corrispettivi.

9.4Alla cessazione del contratto i dati trattati per conto del Cliente sono cancellati entro 30 giorni, secondo quanto previsto dall’Accordo per il trattamento dei dati personali. Su richiesta presentata prima della cessazione, il Fornitore rende disponibile un’esportazione delle conversazioni.

10. Proprietà intellettuale

10.1Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi al Servizio, compresi software, plugin, loghi, marchi e documentazione, restano del Fornitore o dei rispettivi licenzianti. È vietata qualsiasi riproduzione, decompilazione, distribuzione o utilizzo non autorizzato.

11. Limitazioni di responsabilità

11.1Il Fornitore non garantisce che il Servizio sia privo di errori o interruzioni e non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati non imputabile a sua colpa, né dei danni derivanti dall’uso del Servizio non conforme alle presenti Condizioni o dalle risposte generate dall’intelligenza artificiale che il Cliente non abbia supervisionato secondo l’art. 5.

11.2Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata ai corrispettivi pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l’evento che l’ha originata.

11.3Il Cliente tiene indenne il Fornitore da ogni pretesa di terzi derivante da un utilizzo improprio del Servizio o dalla violazione delle presenti Condizioni.

12. Modifiche alle Condizioni

12.1Il Fornitore può aggiornare le presenti Condizioni e l’Accordo per il trattamento dei dati personali, ad esempio per adeguarli a modifiche normative o del Servizio. La nuova versione è comunicata al Cliente e deve essere accettata dall’amministratore dell’account al primo accesso successivo; in mancanza di accettazione l’accesso alla piattaforma resta sospeso e il Cliente può recedere senza costi.

13. Legge applicabile e foro competente

13.1Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Roma.